神戸の行政書士 谷垣征和です。
今回は、「顧問契約」を結ぶ利点や契約の際の注意事項について、「障がい福祉事業」を例に考えてみたいと思います。
顧問契約を結ぶにあたって
一口に顧問契約といっても、いろいろな形態があり、業種の違いによって契約内容は大きく異なります。
そのため、顧問契約を結ぶ前に、お互いのニーズが合致するかどうか話し合ったうえで、両社が納得して契約を結ぶことが最も大切です。
障がい福祉サービス事業の場合
管理者・サービス管理（提供）責任者の業務内容
障がい福祉サービス事業所を例にとってみると、管理者、サービス管理（提供）責任者の方は、自らが利用者の方々の介護に携わる傍ら、従業員のシフトや給与の管理、研修やミーティングの計画・実施、利用者の方からの相談や要望への対応・・・などなど、日々の業務は多忙を極めておられる方が多いことと思います。
それに加えて、加算制度を導入または維持するための書類作成や資料作り、自治体から要請される報告書、また任意ではありますが、補助金の申請と事業報告、従業員の体制に変更があった場合や新規で指定を受けるための手続き等、数えてもきりがないほどの業務をこなさなければなりません。
補助金の申請・報告
特に補助金に関しては、社会状況を踏まえた国や自治体の施策に基づいてその都度実施されるため、配信される電子メールや自治体のホームページ等を日頃から確認しておく必要があり、要件に適合するかについて判断することが求められます。
顧問契約のメリット～行政書士の場合～
では、行政書士と顧問契約を結ぶことの利点とは何でしょう。
書類作成の専門家である行政書士には、補助金等の申請や報告を代理でおこなうことや、新規・変更申請、加算の申請・報告書の作成もすべて任せることができます。
また、顧問契約を結ぶことで事業所の実情に精通することになりますので、例えば補助金制度の情報をキャッチした場合にも、事業所の実情が要件に適合するか否かについて早く判断することができ、申請ができる場合には、すぐに手続きを進めることができます。
顧問契約の前に確認すること
１年を通して業務を見通す
これは、行政書士との契約だけでなく、全般的に言えることですが、顧問契約は継続性が特徴であるため、多くの場合月々の契約料を支払うことになります。
依頼すべきことがたくさんある月は、支払う契約料も意味のあるものとなりますが、逆にまったく依頼する業務がない場合にも契約料は発生するため、その月だけで考えると費用に見合った効果は得られないこともあり得ます。ただ、これは考え方次第ですので、１年を通して見たときに契約していてよかったと思えたなら、契約する価値はあったといえるのではないかと思います。
どのように考えるかは、その人次第かもしれませんが、顧問契約を考えるときには１年スパンでお互いに利益があるのかどうかを検討する必要があるといえるでしょう。
契約内容を明確にする
顧問契約を結んでも、何を任せるのか、また任せないのかを明確にしておかなければ、契約としては成り立ちませんし、トラブルに発展してしまうことも考えられます。
契約書には、できる限り具体的に業務内容について記載することが大切です。また、契約に具体的な記載がないことが生じた場合には確認・相談の上、お互いに納得して業務を進めることが必要となります。
顧問契約のメリットを生かすために
顧問契約がお互いのメリットとなるためにも、契約前の確認と、契約後の確認・相談が大切であることを書きました。また、１年ごとの更新時には、その年度を振り返り、もう一度一から契約内容を見直すことで、改善すべきことがあればし合うことが大切です。
どちらかが一方的に利益を得ることになってしまっては、顧問契約の本来の利点を生かしていないだけではなく、思わぬトラブルの元になる可能性もあります。そのためにも、疑問に感じたことは、お互いに確認できる関係づくりを日頃から築くことが大切です。
そして、お互いにとって利益が得られない状況が継続すると予測できる場合には、思い切って契約を一旦打ち切る決断もお互いのためには必要かと思います。
繰り返しにはなりますが、いちばん良いのは契約後もより良い関係づくりをお互いに意識し、話し合える環境を構築することが、顧問契約を長く続けていく秘訣ではないかと思います。
弊所では、障がい福祉サービス事業所様を対象に顧問契約の締結を承っております。「事業者の方の未来を拓く」ことをコンセプトに、心からのお力添えができるよう取り組んでまいります。
まずは、ご相談ください。
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